Ein Assistent, der Ihren Betrieb wirklich kennt
Aufgaben aus allen Werkzeugen an einer Stelle — zusammengeführt, priorisiert, aktiv vorangetrieben.
Viele Betriebe verteilen ihre Aufgaben über mehrere Werkzeuge. Ein CRM für Kontakte, eine Branchensoftware für Projekte und Abrechnung, ein Tool für Urlaub und Abwesenheit, dazu Microsoft 365 als tägliche Arbeitsumgebung und Excel-Listen für alles, was sonst nirgendwo reinpasst. Wir entwickeln dafür einen Assistenten, der diese Werkzeuge verbindet und die Aufgaben aus allen Bereichen an einer Stelle zusammenführt, priorisiert und aktiv vorantreibt.
Denn die Folge der vielen einzelnen Tools ist: Nichts läuft zusammen, und nichts erinnert daran, was liegen geblieben ist. Wer den Überblick behalten will, trägt ihn im Kopf. Bei über 40 Projekten oder mehreren tausend Kontakten wird das irgendwann zu viel.
Warum ein weiteres Tool das Problem nicht löst
Der naheliegende Reflex ist, noch eine Software einzuführen: eine Projektmanagement-App, ein weiteres CRM-Modul, eine Checkliste für Onboarding. Jedes zusätzliche Werkzeug schafft aber eine weitere Insellösung, die gepflegt werden muss, ohne dass die bestehenden Systeme dadurch besser genutzt oder übersichtlicher werden.
Was in den meisten Betrieben fehlt, ist keine weitere Insel, sondern eine Stelle, an der die Aufgaben aus allen Bereichen zusammenlaufen.
Lokaler Assistent, individuell angepasst
Wir entwickeln einen virtuellen Assistenten auf Basis eines lokal betriebenen KI-Modells, das bei uns oder beim Kunden selbst gehostet läuft. Der Assistent verbindet sich mit dem CRM, Kalender, Aufgabenlisten und der Abwesenheitsverwaltung und führt die Informationen an einer Stelle zusammen.
Vor der Entwicklung schauen wir uns die Kernprozesse an, vom eingehenden Auftrag bis zur abgeschlossenen Aufgabe. Wir machen sie sichtbar und bilden sie Schritt für Schritt ab. Erst danach entsteht der Assistent, der genau auf diese Abläufe zugeschnitten ist.
Am Desktop übernimmt der Assistent wiederkehrende Datei- und Aufgabenarbeit direkt in den angebundenen Werkzeugen. Mobil steht dieselbe Logik als App oder Chat bereit. Für Betriebe, deren Branchensoftware keine offene Schnittstelle bietet, führt der Assistent Mitarbeitende stattdessen Schritt für Schritt durch die manuelle Eingabe, sodass keine Daten verloren gehen.
Keine US-Cloud: Das KI-Modell läuft lokal — alle Daten bleiben DSGVO-konform auf Servern in Deutschland oder direkt im Betrieb.
Was der Assistent übernimmt
Aufgaben und Projekte
Fristen, Abhängigkeiten und Status laufen zentral zusammen. Überfällige Aufgaben werden erkannt und eskaliert, bevor sie zum Problem werden.
Kontakte und Kundenpflege
Der Assistent hält die Kontaktbasis aktuell, erinnert an Wiedervorlagen und schlägt vor, wo eine Nachricht fällig wäre, statt dass ein Kontakt einfach einschläft.
Termine
Vor dem Meeting stellt der Assistent die relevanten Unterlagen und den Projektstand zusammen. Danach entsteht eine Zusammenfassung mit den daraus abgeleiteten Aufgaben, zur Freigabe.
Büro und Personal
Urlaubsanträge, Vertretungsregelungen und wiederkehrende Personalthemen laufen an einer Stelle zusammen. Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, wer abwesend ist, und genehmigt Anträge mobil auf Basis einer vorbereiteten Entscheidungsvorlage.
Aufgabensteuerung, Kontaktpflege, Terminvorbereitung und Personalprozesse lassen sich einzeln einführen und später erweitern.
Was der Betrieb davon hat
Der Assistent übernimmt repetitive Arbeit, für die es kein Fachwissen braucht: Erinnern, Zuordnen, Nachhalten, Priorisieren. Das ist die Arbeit, die heute zwischen den Tools verloren geht.
Bestehende Systeme müssen dafür nicht ersetzt werden. Wo es sinnvoll ist, kann der Assistent sie mit der Zeit auch ablösen, etwa wenn ein CRM oder eine Abwesenheitsverwaltung ohnehin kaum genutzt wird. Wann sich welcher Weg lohnt, zeigt unser Beitrag „Bestehende Software integrieren oder ablösen?".
Förderung: Für Betriebe in Sachsen lässt sich ein Großteil der Umsetzung über den Digitalisierungszuschuss (Digi-Z) der Sächsischen Aufbaubank mitfinanzieren — mit einer Förderquote von bis zu 60 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben. Mehr zur Förderung
Der erste Schritt zum KI-Assistenten
Der erste Schritt ist ein Gespräch darüber, wo im Betrieb heute Aufgaben verloren gehen und welche Werkzeuge bereits im Einsatz sind. Kostenlos und unverbindlich.