Firmenwissen & Dokumente erschließen
Ihr Firmenwissen liegt verstreut in E-Mails, Dokumenten und einzelnen Köpfen. Dokumente verschwinden in Ordner-Strukturen, die niemand mehr durchblickt. Was bisher nur mit teuren Enterprise-Plattformen möglich war, machen wir mit Open-Source-KI jetzt zugänglich: intelligente Wissenssuche und automatische Dokumentenklassifizierung in einem System — DSGVO-konform, auf Ihrer Infrastruktur.
Wissen steckt in E-Mails, Protokollen, Handbüchern, SharePoint-Ordnern und den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Dokumente liegen in 17 Unterordnern auf dem Firmenserver, Rechnungen kommen per Post und per E-Mail, und wenn jemand etwas sucht, dauert es Minuten bis Stunden. Professionelles Wissensmanagement und Dokumentenmanagement waren bisher Enterprise-Konzernen vorbehalten — Plattformen dafür kosten ab 30–50 € pro Nutzer und Monat.
Mit Open-Source-Technologie und KI machen wir beides jetzt für Ihr Unternehmen zugänglich. Zwei Fähigkeiten in einem System:
Intelligente Suche über Ihr gesamtes Firmenwissen. Per RAG (Retrieval-Augmented Generation) greift die KI auf Ihre Dokumente, Datenbanken und Kommunikationskanäle zu und liefert per natürlichsprachlicher Frage sofort die richtige Antwort. Meeting-Zusammenfassungen schreiben sich selbst, Daten aus CRM, ERP und E-Mail laufen in einem Dashboard zusammen.
Automatische Dokumentenklassifizierung und -ablage. Mit Paperless-ngx und KI-gestützter Erkennung werden eingehende Dokumente automatisch klassifiziert (Rechnung, Vertrag, Lieferschein), die relevanten Daten extrahiert (Datum, Betrag, Absender) und an der richtigen Stelle abgelegt. OCR macht auch gescannte Papierdokumente durchsuchbar, die bisher als tote PDFs auf dem Server lagen.
Das Ergebnis: Ihr gesamtes Firmenwissen ist in Sekunden auffindbar, und das Ordner-Chaos auf dem Firmenserver hat ein Ende. Neue Mitarbeitende finden vom ersten Tag an Antworten auf Fachfragen. Erfahrungswissen bleibt im Unternehmen, auch wenn Mitarbeitende gehen. Und Ihre Dokumentenablage funktioniert, ohne dass jemand manuell sortieren muss.
Die Lösung ist DSGVO-konform, läuft auf Ihrer Infrastruktur und gehört Ihnen — ohne laufende Lizenzkosten pro Nutzer.
Was kostet das konventionell?
Laufende Kosten, Vendor-Lock-in, Daten auf fremden Servern
Kleinprojekt: 500–2.500 €
Heranführungsprojekt: 5.000–15.000 € (bis zu 60 % EFRE-Förderung)
Transformationsprojekt: 15.000–60.000 € (bis zu 50 % Förderung)
Einmalig, DSGVO-konform, Ihnen gehörend
Preise & Förderung ansehenDie Ausgangslage
In den meisten KMUs ist Wissen unsichtbar und Dokumente unstrukturiert. Erfahrungswissen steckt in einzelnen Köpfen und geht bei Personalwechsel verloren. Rechnungen werden von Hand sortiert, Verträge liegen als schlecht benannte PDFs auf Netzwerkfreigaben, gescannte Dokumente sind nicht durchsuchbar. Die Suche nach einer Information dauert oft länger als die eigentliche Arbeit. Enterprise-Lösungen für Wissens- und Dokumentenmanagement kosten ab 30–50 € pro Nutzer pro Monat und erfordern aufwändige Implementierungsprojekte. DocuWare, d.velop, Glean — für ein 15-Personen-Unternehmen war ein echtes Wissens- und Dokumentenmanagement schlicht nicht erreichbar.
Chancen & Risiken
Chancen
- Neue Mitarbeitende finden vom ersten Tag an Antworten auf Fachfragen — Wissen, das bisher nur in einzelnen Köpfen steckte
- Jedes Dokument ist sofort auffindbar — ein Ordnungssystem, das bisher nur mit Enterprise-Software möglich war
- Gescannte Altbestände werden erstmals durchsuchbar und nutzbar
- Entscheidungen auf Basis aller relevanten Daten — ein Gesamtüberblick, der bisher schlicht nicht existierte
- Aufbau einer strukturierten Daten- und Dokumentenbasis als Grundlage für weitere KI-Anwendungen
Risiken
- Qualität der Wissensbasis hängt von der Qualität der Ausgangsdaten ab — Aufräumarbeit kann nötig sein
- KI-Klassifizierung funktioniert bei klaren Dokumenttypen (Rechnungen, Verträge) sehr gut, bei unstrukturierten Dokumenten weniger zuverlässig
- Datenschutzprüfung bei personenbezogenen Inhalten in Dokumenten erforderlich
- Die Einlernphase erfordert 2–4 Wochen Mitwirkung Ihres Teams bei der Korrektur von Fehlklassifizierungen
Ihre Vorteile
1Firmenwissen in Sekunden auffindbar
Mitarbeitende finden Antworten in Sekunden statt Stunden — per natürlichsprachlicher Frage an die KI-gestützte Wissensbasis, die alle internen Quellen durchsucht.
2Dokumente werden automatisch klassifiziert und abgelegt
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine — die KI erkennt den Dokumenttyp, extrahiert Datum, Betrag und Absender und legt das Dokument an der richtigen Stelle ab. Manuelles Sortieren entfällt.
3Wissen bleibt im Unternehmen
Erfahrungswissen, Prozessdokumentation und Best Practices werden systematisch erfasst und sind unabhängig von einzelnen Personen jederzeit abrufbar.
4Auch alte Scans werden durchsuchbar
OCR macht gescannte Papierdokumente durchsuchbar, die bisher als tote PDFs auf dem Server lagen. Volltext- und Metadatensuche über den gesamten Dokumentenbestand.
5Keine laufenden Lizenzkosten pro Nutzer
Im Gegensatz zu DocuWare, Notion AI, Confluence oder Glean zahlen Sie einmalig für die Einrichtung und behalten die volle Kontrolle über Ihr System.
Der Ablauf
Wissens- und Dokumentenlandkarte
Wir analysieren, wo Ihr Firmenwissen liegt und welche Dokumenttypen anfallen: Dateisysteme, E-Mail, CRM, Intranet, Papierarchive. Gemeinsam identifizieren wir die wichtigsten Quellen und Engpässe.
Datenquellen anbinden & Paperless-ngx einrichten
Die relevanten Systeme werden über n8n-Pipelines angebunden. Parallel wird Paperless-ngx installiert und konfiguriert: E-Mail-Import, Scanner-Anbindung und Upload-Ordner.
Wissensbasis & KI-Klassifizierung aufbauen
Ihre Dokumente werden vektorisiert und in eine durchsuchbare Wissensdatenbank überführt. Gleichzeitig wird die KI auf Ihre Dokumenttypen trainiert: Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Behördenschreiben.
Altbestand migrieren & Automatisierungen einrichten
Bestehende Dokumente werden importiert und per OCR durchsuchbar gemacht. Meeting-Zusammenfassungen, Dokumentenklassifizierung und Daten-Synchronisierung werden als automatische Workflows konfiguriert.
Einlernphase und Feintuning
2–4 Wochen, in denen die KI-Klassifizierung und die Wissenssuche anhand realer Dokumente optimiert werden. Fehlklassifizierungen werden korrigiert, das System lernt dazu.
Rollout & Team-Schulung
Die Wissensbasis und das Dokumentenmanagementsystem werden für Ihr Team freigeschaltet. Wir schulen die Nutzung und zeigen, wie neue Quellen eigenständig eingebunden werden können.